Ein oft ausgeblendeter Bereich eines Projekts ist der damit verbundene Administration- und Organisationsauwand. Gerade wenn man selbst nie oder nur oberflächlich ins IT-Projektmanagement eingebunden ist, sorgt das schnell für Kopfschmerzen am Beginn. Folgende Bereiche sind uns besonders aufgefallen, die wir ursprünglich nicht bzw. nur unzureichend bedacht hatten:
- Detaillierte Projektkalkulation: Sowohl die zu leistenden Stunden, als auch die Sach- und „Meta“kosten.
- Wahl eines geeigneten Kommunikationsmittels für unser verteiltes Team. Zur Auswahl stehen meist Slack, ein Messenger, E-Mail-Listen, Skype. Wir haben uns jetzt einmal für Facebook’s Messenger entschieden, da wir ihn im Alltag nutzen und er schlussendlich keinen zusätzlichen Aufwand bedeutete.
- Stundendokumentation und Erstellen einer geeigneten Stundenliste.
- Hosting des gemeinsamen Source Codes. Wir haben uns schlussendlich für Gitlab entschieden, da hier auch private Repositories leicht möglich sind.
- Dokumentation. Wir verwenden jetzt Google Drive inkl. der kollaborativen Editoren wie Google Docs, Slides und Sheets.
- Einrichtung der Abrechnung und formalen Verträge zwischen den ProjektpartnerInnen.
Unsere ursprüngliche Schätzung lag bei 15 Stunden für diesen Teilbereich. Mittlerweile ist aber schon einiges mehr an Zeit in diesen Part geflossen, da wir natürlich auch untereinander alles absprechen und freigeben müssen. Da entstehen schon einmal Leerläufe einzelnen Personen, die auf das Feedback oder Dokument von anderen warten müssen.
Fazit
Auf alle Fälle genug Zeit für die formalen Aufgaben einplanen! Es sind immerhin Stunden die ihr an eurem Projekt arbeitet. Nicht nur die Programmierarbeit zum finalen Source Code sollte in eure Überlegungen einfließen, sondern auch die administrativen Umwege, die ihr bis zum finalen Ziel zwangsweise gehen müsst. Denn jede finanzielle Projektförderung verlangt zwangsläufig einen formalen Dokumentations- und Planungsprozess.